（摘自黑组通字[1998]44号文件）
干部人事档案管理部门，要本着实事求是的原则，按照干部管理权限及干部人事档案材料收集范围，经常向有关部门收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩情况的材料，充实档案内容。
（一）收集范围
1、在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
2、自传和属于自传性质的材料。
3、考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
4、审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。
5、国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表，考生登记表，学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结（结业），博士后研究人员工作期满登记表等材料。
6、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料；专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
7、创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。
8、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
10、党、团组织建设工作中形成的有关材料：
（1）中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（１－２份系统、全面的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表、民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料；
（2）中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；
（3）加入民主党派的有关材料。
11、表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党（团）员等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
12、纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤销处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等。
13、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退（离）休审批表等材料。
14、考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。
15、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
16、办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。
17、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。
18、身体检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。
19、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。
20、其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。
（二）收集方法
1、各级组织干部人事、纪检监察和教育培训、审计、统战等部门，都应建立健全送交干部人事档案材料归档的制度，并认真贯彻执行，使干部人事档案材料收集归档制度化、规范化。
2、干部人事档案管理部门，要掌握形成干部人事档案材料的规律和信息，建立工作联系制度和收集网络，采取整理前收集与整理后补充收集、单位内收集与单位外收集、经常收集与集中收集相结合的收集形式，做好动态收集与跟踪收集，全面、准确地向有关部门收集新形成的归档材料。
3、组织人事部门形成的档案材料须在20天之内，其它部门形成的档案材料须在一个月之内，送交干部人事档案部门归档。
4、只建立档案正本的，收集一份材料归入档案正本；建立档案正、副本的，应收集两份材料，分别归入档案正、副本。
5、干部人事档案管理部门，发现归档材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续，有关部门须按规定认真办理。
6、组织干部人事部门，应根据工作需要及档案中缺少材料的情况，适时布置填写干部履历表或干部履历补充表等，及时充实档案内容。
（三）归档要求
1、干部人事档案管理部门，在收到干部人事档案后，应在3日内归入档案库房。
2、零散干部人事档案材料应在半个月之内归入档案袋（盒）内。
3、每年对干部人事档案材料集中归档装订入卷一次。